Logistique événementielle
Le campus de l'Université Laval accueille chaque année plusieurs centaines d’événements, tels des congrès, des conférences, des colloques, des galas, des expositions, des salons et des spectacles. Plus de 15 salles, amphithéâtres et atriums sont disponibles pour la tenue d'événements en présentiel ou en modes hybride ou virtuel.
Offre de service
Notre équipe polyvalente et flexible vous accompagne dans la réussite de votre événement! Nous vous offrons des conseils sur mesure et une assistance complète pour la sélection de son emplacement, l’aménagement des espaces et la gestion de vos besoins en audiovisuel. En fonction de la nature de votre activité, nous pouvons vous offrir des services complémentaires tels que la location d'équipements, des services de graphisme et d’impression, différentes options de restauration et de stationnement ainsi que des solutions de signalisation pour orienter les participantes et participants. Le jour de l'événement, notre équipe finalise tous les détails avec vous et veille à ce que rien ne soit laissé au hasard.
Contactez-nous dès le début de la planification de votre événement pour bénéficier au maximum de notre expertise! Un membre de notre équipe vous contactera en vue de vous proposer des recommandations personnalisées.
Événements étudiants
Découvrez les étapes clés pour une activité réussie! Consultez toute l’information pratique de même que les documents essentiels à la préparation de votre événement étudiant.
Événements festifs (site sécurisé)
Événements extérieurs
L’Université Laval permet à la communauté universitaire, sous certaines conditions, de tenir des activités extérieures sur le campus. Une autorisation est requise, et des frais peuvent être facturés en fonction de la nature de l'événement. Ils incluent la location de matériel, la sécurité, l'électricité, le déneigement et la gestion des déchets.
Pour effectuer une demande de réservation de terrain extérieur, remplissez le formulaire et retournez-le à ate@sc.ulaval.ca.
Événements écoresponsables
Minimisez l’impact environnemental de votre événement en adoptant des actions concrètes, comme l’objectif zéro déchet. L'Université Laval favorise l'organisation d'événements écoresponsables et vous soutient dans cette démarche en vous offrant des solutions à mettre en place avant, pendant et après celui-ci. Inspirez-vous des bonnes pratiques!
Salles et espaces
Une gamme variée de salles et d'espaces ainsi que divers services sont à votre portée. Consultez les fiches des salles pour obtenir leur description et leur tarification.
Salles pour événements hybrides et virtuels
Quelques-uns de nos espaces, pouvant accueillir entre 60 et 300 personnes, sont équipés de dispositifs permettant la réalisation d’événements hybrides ou virtuels avec diffusion simultanée sur les réseaux sociaux.
Traiteurs et permis d’alcool
L’organisation d’événements nécessite fréquemment l’achat de nourriture et de boissons. De nombreuses options alimentaires vous sont offertes, en formule repas ou collation, pour une activité se déroulant à l’Université Laval.
Accès au campus et aux pavillons
Il est facile de se rendre et de se déplacer sur le campus. Découvrez les aménagements et bénéficiez de conseils utiles pour favoriser les déplacements durables lors de vos événements.
Location de matériel
Les membres de la communauté universitaire peuvent louer divers articles tels que BBQ, tables et chaises, chevalets, consoles de son, abris extérieurs et plus encore pour un événement. Une demande doit être faite au minimum 3 jours ouvrables avant la date de collecte. L’information relative à la location se trouve dans le formulaire de demande. Les tarifs applicables y sont affichés, lorsqu’un choix d’article est effectué.
Pour faire une demande de location de matériel, remplissez le formulaire Demande de location de matériel et d’équipement et retournez-le à location@sc.ulaval.ca.
Obtention du statut d’hôte officiel
Si votre événement correspond à certains critères, l’Université peut en être l’hôte officiel. Ce statut favorise la mise en valeur de la mission de l’Université Laval, assure le respect de ses règlements et de ses politiques et facilite l’organisation de congrès et de colloques par les membres de sa communauté, que ce soit sur ou en dehors du campus.
Pour faire une demande d’obtention du statut d’hôte officiel, écrivez à evenementhote@ulaval.ca.
Cadre réglementaire pour les événements à l'Université Laval
L'organisation d'un événement à l'Université Laval implique le respect des politiques et des procédures qui y sont en vigueur. En choisissant notre campus, vous vous engagez à suivre ces directives, qui visent à assurer la sécurité et le respect des normes institutionnelles.
Autorisation de tournage
Politique d’annulation et de modification de réservation de salle (PDF)
Politique relative à l’utilisation des locaux à l’Université Laval (PDF)
Règlement concernant la vente, la distribution, la sollicitation et l’affichage à l’Université Laval (PDF)
Règlement relatif aux activités avec consommation d’alcool (PDF)
Joindre l’équipe de Logistique événementielle
Logistique événementielle
Pavillon Maurice-Pollack
2305, rue de l’Université, local 3244
Québec (Québec) G1V 0A6
info@sc.ulaval.ca
418 656-2740
Heures d’ouverture
Du lundi au vendredi
De 8h à 12h et de 13h à 16h
